主に仕事だと思いますが、『説明』が下手な人っていますよね？きちんと順序だてて話したつもりなのに、違う内容で仕上がってきた。とか、『それ言っといてくださいよ』など、後から言われてしまったという経験はありませんか？そうなると、仕事をお願いするのも億劫になってしまいますね。説明にはコツがあります。そのコツを掴みましょう。
目次
説明するのには相手を知ることが大事です
仕事上でもプライベートでも、説明する際、こちら側だけの認識で説明するのは大変危険です。自分の脳と相手の脳は違うからです。自分がお願いしたい内容を、相手の認識をいかに一致させていくかがポイントとなります。
なので、自分本位の言葉遣い、言い回し、気に入っているフレーズを使用しても、相手には伝わりません。
相手の認識を確認する
一つのフレーズでも色んな見方がありますよね。例えば、『この仕事を急いで仕上げてくれる？』と、頼んだとしましょう。相手によっては直ぐに取り掛かり、ものの２～３時間で仕上げてくる人と、さ！帰ろうか。と言う頃に、『今日頼まれていた書類です』と持ってくる人もいるでしょう。ひどい人は、『頼んでいた書類どうなった？』『あれ、まだです。そんなに急いでいたんですか？』という始末。当然、頼む側が期限を伝えていないという事もありますが、ここで言いたいのは、相手がどんな人なのかを理解して依頼したか？というところです。時間軸・内容・組み立てを相手はどの様に考えている人か？を、こちら側が把握していたかが、ポイントとなります。
相手の聞くタイミングを見計らう
いくら部下だから、後輩だからといって、こちら側のタイミングだけで説明・依頼をしていくのはお勧めしません。後輩や部下だって仕事をしています。その仕事の内容によっては、なかなか頭に入らない時もあるでしょう。ですから、聴きやすいタイミングを見計らってあげるか、後で声をかけてと伝えておくのがいいでしょう。
人に上手く説明できない人の特徴
◇順番立てて、始めから説明する人。◇要点から説明する人。◇思いつくまま説明する人。と様々だと思います。まず、説明下手さんは、そもそも自分自身がその内容を把握していない！というパターンが多々あります。なので、そもそも説明出来ないというわけです。次に、相手の特徴を理解していない。(先程説明した事です) どこから話せば分かる人なのかを察知出来ないので、全てを把握しないと出来ない人に対して、端的に説明し混乱させます。
こんな人は説明下手さんです
【説明下手さんが、1番初めに聞いた（調べた）際】
・最後までしっかりと把握していない（話を聞いていない）
・自分なりの解釈や主観を挟んで聞いてしまう
・大体で理解できると、根拠のない自信を持っている
・そもそもキャパオーバーで、耳に入ってこない
・会話の中で、『えっと』・『あの』・『で』など多用する人
以上のような事で、人に伝えようとしてくるわけです。
自分が把握しておらず、自分の主観で話し、見返そうともせず、早く誰かに振ってしまおう！そんな状態では伝わるはずがありません。
説明下手を克服しましょう
自分が説明下手かどうかっていうところは、判断しにくいとは思いますが。誰かに教えて貰った（指摘された）方は、ラッキーですね(^^) 上司や、気分屋さんには言いにくいし、自意識過剰の方にはとても言い出せません。逆切れされたらたまったもんじゃありません。
克服ポイントとは？
仕事をする上では、説明は重要なポイントとなる事が多いですよね。以下の事に気を付けてみましょう。
・しっかり把握するまで聞く（最後まで落ち着いて聞く）
・自分の考えを入れずに、聞いたまま伝える
・見落としが無いか、相手はどんな人か観察し説明する
・仕事量が多いなど、聞ける体制ではない時は、時間をずらしてもらう。
重要なポイントは、説明中も話を逸らさない
説明していく中で話が逸れていく人がいますが、論外です。議事録をまとめて欲しいなら、いつまでに・どの様な書体で・どの内容をメインで、グラフやリストも盛り込むのか？このラインだけでいいのです。以前にお願いした他の人が作成した内容や、細かな指示はいりません。ましてや、何度か作成したことがある人に毎回言うのも論外です。
説明する内容が重要であればあるほど、確認を挟む
自分が言いたいだけ言って、丸投げしてどこかへ去っていくのは非常に危険です。重要な案件であればあるほど、途中や最後に、『伝わったかな？ 質問はある？ 無ければ再度お願いしたことを言ってみてくれる？』と言う風に、必ず確認しましょう。ここでズレていたからと言って、イライラしないでください。それだと、次から分からなくても『分かりました』といい、依頼したかった内容と合わないものが仕上がってきてしまい、時間のロスです。説明がズレていたところを『どの説明の部分でそう理解したの？』と聞いてみると、案外自分の思っていた事とは違う解釈になっているかもしれません。
最後に、
いかがでしたか？説明って難しいところがありますよね？そんなにゆっくり時間をかけていられない…。など、でもここの部分を端折ると後から倍の時間がかかり、重要な部分を飛ばして説明されて意地悪だ！などと、誤解を生みかねないのです。しっかりと説明でいるようになるといいですね。