仕事で人に説明するときに、長い話のどこを省いて話せばいいのか分からなくなる事ありませんか？始めから最後まで説明しても、結局何が言いたいの？と質問されてしまうと全て話したのにとパニックになります。説明が上手な人は、一体どこに気を付けながら話をしているのでしょうか？ここではいくつかのポイントを挙げて紹介したいと思います。
目次
◇説明が上手な人の特徴とは？今すぐ試したいポイントはこれ！
説明が上手な人は全てを話さなくても相手に伝わり、テンポもよく信頼がありますよね。上手く説明できない人と何が違うのでしょうか。一生懸命説明しても伝わらなければ悲しくなりますね。説明が上手な人の特徴と、そうなるために身につけていきたい事をそれぞれお伝えしたいと思います。まずは、説明が上手な人の主な特徴から挙げてみましょう。
1：自分が伝えたい事だけではなく、相手が知りたい事を知っている
例えば、自分はある事情により発生したこの作業をするに至った経緯を上司に報告したいと思い説明し出すとします。なぜならばそれには時間がかかり、他の作業に取り掛かれないからです。しかし上司は、経緯はおおよそ想像できるものであるため、その作業にどれくらい時間がかかるのかを聞きたいと思っている場合、長々と経緯を話すあなたを見てイライラしてしまうでしょう。説明が上手な人は、その上司がどの様な人で、いつも何を求めているかを知っているので、作業にかかる時間から説明するのです。例えば『〇〇会社のクレーム対応の為、二日ほどかかる作業に入ります。』という感じです。こちらですと上司は知りたいことが含まれているので、そうか！となるわけです。部下からだけでなく上司が部下に依頼したい時も同じ要領です。この様に、自分がどう伝えたいか、何を言いたいのかというより、相手は何を知りたい人なのかを良く分かっている人なのです。
2：相手のテンポに合わせて話ができる
急いでいる人に対して長々と説明すれば、当然空気が読めない人と呆れられてしまいます。どうしても外せない説明なのであれば、日程や時間を変更すればいいのにも関わらず、説明が下手な人は自分のタイミングで相手に通していきます。社長や役職者に多いタイプです。なぜなら自分の方が偉いと思い込んで相手を自分に合わせようとするからです。部下や取引先であっても相手にもそれぞれの約束やタスクがあり、それを自分の都合で変えさせたり遅れさせたりする権利はありません。また、おっとりとしたタイプに対して句読点も無いような話し方をしても何一つ届かないのです。この様に相手のタイミングや話すテンポを見極めて合わせられない人は、どんなに内容が良くても説明が下手なように見えてしまいます。テンポはとても大切な事です、相手のうなずくスピードを観察して合わせていく必要があります。
3：一度で伝わらなかったら同じような説明は避けて手段を変える
一度伝えた伝え方を変えられない人も説明が上手とは言えません。よく『何度も一から十まで説明しいるのに分かってない！』という方いらっしゃいますが、それで伝わっていないのであれば説明の仕方が合わないのだと気付かなくてはいけません。何度も同じ事をしているようでは、相手からすると説明が下手だなと思われている可能性があります。愚痴を言う前に思い返してみてくださいその説明の仕方は相手に合っていますか？口頭で伝わらなかったのであれば図にしてみたり、たとえ話で伝えたりと様々な方法を使用する必要があります。説明が上手な人は伝え方の手段を沢山持っているのです。
4：具体的な自分の意見を持っている
話が進んだとしましょう、その後あなたはどう思う？と聞かれた時に、自分の意見や見解を全く持っていない人は説明が下手だという事になります。どうして自分の意見が無いと下手になるのかと言うと、自分で考えて意見を出していく最中に、こういう理由も考えられるかな？なぜそうなったのかな？など、自分自身が考えている時点である程度の予測と考えが生まれます。これは説明を受けた相手も同じことですので、疑問に思ったタイミングであなたに聞いてくるわけです。その際に自分の考えが無いという事は、考えもせず説明をしているという事になります。何も考えていない人が説明する内容とは当然分からない内容になっていますので、相手には伝わりませんよね。説明が上手な人は人に説明する前に自分でもしっかりと落とし込んでいるのです。
5：良いと思った他の人の言葉や行動を直ぐに真似できる
誰でも最初から説明が上手だったわけではありません。いろいろな人から指摘や注意を受けて説明が上手に出来るようになるのです。指摘やアドバイスを受けてどのように自分に落とし込むかが大事なところです。いいなぁと思っているだけでは上手になりませんし、丁寧に説明しているのに分からない相手が悪いと考えているようでも上手になれません。説明が上手な人は周りをよく観察していて、取り入れられる事は直ぐに取り入れて自分が説明する際にトライします。優先順位でいうと自分のエゴより、相手に伝える力の向上を優先しているのです。
◇まだ間に合う！説明上手になるために今後気を付けるべき事とは
説明が上手な方々の特徴をいくつか挙げましたが、さぁどうぞと言ってもなかなか出来る事ではありません。では実際はどのあたりから気をつけていけばいいのでしょうか。説明上手になるために気を付けるべき点をいくつか紹介したいと思います。出来ないと決めつけずに、出来そうな事から始めてみてはいかがでしょうか。説明が上手な人は、沢山の方から信頼されているケースが多く、身につけると仕事でも有効に使えるようになります。
□相手主体で物事を考える
相手の事を考えて行動するという事ではなく、相手がどんな人かを理解するという事です。初めて会う人ならともかく通常よく顔を合わせている人であれば相手の事をよく知っているはずです。その人が人の話を聞く際にどんなことを重要視して聞いているのかが分かれば、それに合わせて説明すれば相手は分かりやすく説明して貰えたと思い、説明上手な人になるのです。相手が苦手な人だと逆の事が起こります。分かりやすく説明したくない、又は説明しても相手が良いように聞いてくれないなどありますが、それは説明上手や下手の話とは別ですのでここでは置いておきます。
相手が実際に行動しながら覚える人であれば、ある程度一緒に動いて説明する必要がありますし、何％や何割などの数字で見たい人であればグラフや表を用意して視覚的に説明する必要があります。自分が説明したい説明ではたまたま合致した人しか合いませんので、様々な方法を身に着けるといいでしょう。
□自分の事を自分が理解する
自分が思っているほど周りは自己評価と同じ評価とは限りません。まずは自分はどの様な人柄なのかを理解する必要があります。周りの評価と自分の評価が合致するといいと思います。さらに、自分の得意な説明の仕方と、苦手な説明の仕方を理解します。なぜかというと、自分が苦手とする説明を好む方を相手にする場合、相手の懐に飛び込めるチャンスがあるからです。相手に会わせて説明するつもりで用意をしてきたが、分かりにくい所があればご教示くださいという気持ちがあり、続けて実際にご教示頂けたのであれば次に生かせるので、自分のスキルアップにも繋がります。得意な説明があれば、それはどの様な方に向けた時に発揮できるのかを覚えていれば時間をかける必要が無く、スムーズに説明に入れます。
□真似ることは恥ずかしいことではなく自分の成長と考える
出来ない事や知らない事を恥ずかしくて聞けない、出来ない人と思われたくなくて分からないと言えないなど勿体ない考えを持たれている人がいらっしゃいます。成長できるチャンスを逃す方がどれだけ残念な事かを早く気づいてください。話の話題の振り方、話が脱線した時に嫌味の無い戻し方、短時間で要点をまとめて伝える方法、議事録への要点の取り方など得意な方が近くにいるのであればチャンスです。説明が上手な人は自ら教えに来てはくれません、わざわざお節介な事をしないのです。教えてほしいと思うのであれば、こちらから率先して技を見聞きして真似ていく必要があります。自分の為に不必要なプライドは捨てて、真似て成長の糧にしましょう。
最後に
自分勝手で物事を考えていれば当然相手には伝わりません。何が良いたいのか分かったとしても、自分本位の傲慢な説明だと相手も分かりたくないという気持ちが働いてしまいます。また、一から十まで全てに説明していたのでは時間がいくらあっても足りませんよね。説明上手な人は相手の特徴を良く理解していて、その人に合わせた説明をすることが出来る人なのです。いくら話し方の本を読んでも解決しません、それは説明する側の気持ちやスタンスが大事ですから、本を読んで話し方を変えたとしても気持ちが変わっていなければ何の意味も無いのです。
相手にどうすれば伝わるのか、相手は何を聞きたがっているのか？会話の中からそのポイントを聞き取って、瞬時に合わせられるよう出来る事から始めてみましょう。
以上のような要素があります。
1つ目・2つ目・3つ目：相手主体で物事を考える
4つ目・5つ目：、。
この様に、相手の事を考え、自分も成長出来るという考えは、
昔からある言葉で、
某百貨店様は『先義後利』
某地方では『自利他利』
などと申します。 共に良くなる手法です。
説明が苦手という方は是非、相手の知りたい！は何か？
と、相手の言語を理解し、説明してみてください。
また近くにいる、説明上手さんを、よく観察してみてください。
きっと、上手に説明できるようになりますよ(^^)